Lainsäädäntö ja menettelytavat

Tietosuojaseloste

Voimassa 1 heinäkuuta 2020 lähtien.

Johdanto ja rekisterinpitäjät

Me Grundfosilla arvostamme yksityisyyttäsi ja otamme tietosuojan vakavasti. Noudatamme GDPR-säännöksiä (General Data Protection Regulation (EU) 2016/679) ja muuta paikallista tietosuojalainsäädäntöä maissa, joissa toimimme. Tämä tietosuojaseloste kuvaa mitä henkilötietoja keräämme, miten ja miksi keräämme näitä tietoja, miten käytämme ja jaamme niitä sekä mitkä oikeutesi näiden tietojen suhteen ovat.

Jotta tietosuojaselosteemme olisi helposti ymmärrettävissä, olemme koonneet erillisten otsikoiden alle tyypillisiä tapoja olla vuorovaikutuksessa Grundfosin kanssa. Saatat sopia useampaan kuin yhteen kategoriaan, esim. olet sekä asiakas että vastaanotat markkinointimateriaaliamme, jolloin kaikkien soveltuvien kategorioiden kuvaukset koskevat sinua.

Tämä tietosuojaseloste ei käsittele Grundfosin työntekijöiden, rekryportaalimme kautta työtä hakevien tai muiden erillisissä tietosuojaselosteissa mainittujen ryhmien tietosuojaa.

Useimmissa tapauksissa rekisterinpitäjä ja henkilötiedoista vastuussa oleva yritys on Grundfos Holding A/S, Poul Due Jensens Vej 7, 8850 Bjerringbro, Tanska. Mikäli henkilötietojasi kerätään asiakassuhteen perusteella tai markkinointimateriaalin vastaanottajana, rekisterinpitäjänä on Grundfos Holding A/S:n lisäksi paikallinen Grundfos myyntiyhtiö. Verkkosivustomme evästeiden/pikseleiden keräämien tietojen hallinnoinnista saat tietoa tutustumalla evästekäytäntöömme.

Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen lopusta.

Henkilötietojesi käsittelyä saattavat koskea lisäksi paikalliset tietosuojasäädökset. Pyrimme varmistamaan näiden säännösten noudattamisen ja mikäli paikallisia säännöksiä on voimassa, löydät ne verkkosivuiltamme.

Grundfosin keräämät henkilötiedot - mitä, miten ja miksi

Verkkosivuston käyttäjät 

Jos vierailet verkkosivullamme, keräämme henkilötietosi. 

Kerättävät henkilötiedot sisältävät mm:

  • Tiedot siitä miten saavuit sivuillemme, esim. klikkasit banneria tai saavuit sosiaalisen median alustan kautta 
  • Paikkatiedot, kuten nykyinen sijaintisi, maa, paikallinen verkkosivusto (esim. Grundfos.com, Grundfos.de, Grundfos.fi), jne.
  • Käyttäytyminen sivustolla, kuten IP-osoitteesi (salattu), verkkosivustollamme suorittamasi toiminnot (tuotehaut, vieraillut sivut, sivuilla vietetty aika, klikkaukset, syötetyt tiedot, jne.), suorituskyky- ja diagnostiikkatiedot ja tilastot, laitteesi käyttöjärjestelmä ja muut tekniset tiedot, jne.
  • Asiakastukeen liittyvät tiedot, kuten itsepalvelu- tai kontaktilomakkeisiin syötetyt tiedot, chat-keskustelut asiakaspalvelumme kanssa jne.
  • Kyselyt ja asiakastyytyväisyys, kuten vastaukset kyselyihimme, antamasi palaute jne.

Keräämme tietoa verkkosivustollamme vierailevista henkilöistä evästeiden ja pikseleiden avulla (tutustu evästekäytäntöömme saadaksesi lisätietoja). Saatamme myös kerätä tai saada henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, kuten sosiaalisen median alustat, verkkosivustot ja Grundfosin yhteistyökumppanit tai julkisista lähteistä. 

Käytämme henkilötietoja parantaaksemme palveluitamme ja oppiaksemme lisää verkkosivustollamme vierailevien käytöksestä. Käytämme data-analytiikkaa ja tilastoja tähän tarkoitukseen. Lisäksi kerättyjä henkilötietoja käytetään Grundfosin sisäiseen käyttöön, pääasiassa:

  • Grundfosin tuotevalikoiman kehittämiseen, tilastointiin ja käyttäjien vaatimusten analysointiin;
  • Asiakkuuksien hoitamiseen, esim. asiakassuhteen elinkaaren seurantaan, analysointiin, hallintaan ja tukemiseen;
  • Markkinointimme optimointiin verkkosivuston käyttäjien käyttäytymisen perusteella;
  • Grundfosin työntekijöiden koulutukseen esim. asiakaspalvelussa, IT-kehityksessä tai myynnissä;
  • Tukipalveluiden kehittämiseen;
  • Virheiden korjaamiseen ja tekniseen ylläpitoon;
  • Lakisääteisten vaatimusten noudattamiseen; sekä
  • Erimielisyyksien ratkaisemiseen, sopimusten vahvistamiseen ja juridisten vaateiden laatimiseen tai puolustamiseen.

Yllä olevien käyttötarkoitusten toteutuksessa yhdistämme ja parantelemme keräämäämme ja saamaamme dataa ja käytämme automatisoitua päätöksentekoa. Katso kohta "Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko" alla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tuotehakujesi ja tiettyjen ominaisuuksien käyttösi perusteella saadut tiedot voidaan yhdistää markkinointijärjestelmistämme saatavaan tietoon (jos vastaanotat meiltä markkinointimateriaalia, katso "Markkinointia vastaanottavat") tai Grundfos-tilisi tietoihin (jos olet rekisteröitynyt käyttäjäksi, katso kohta "Grundfos digitaalisten palveluiden käyttäjät"), mikä mahdollistaa personoidun sisällön tai datan parantelun kolmansilta osapuolista saadulla datalla tai tekoälyn/koneoppimisen avulla.

Markkinointia vastaanottavat

Jos vastaanotat meiltä markkinointia, keräämme henkilötietojasi tuottaaksemme räätälöityjä uutisia, informaatiota, tilaisuuksia ja tarjouksia parantaen asiakaskokemustasi.

Kerättävät henkilötiedot sisältävät mm:

  • Henkilötiedot, kuten etu- ja sukunimesi, allekirjoituksesi, kielivalinnat, ym. 
  • Yhteystiedot, kuten työosoitteesi, asuinmaasi/maantieteellinen alue, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, jne.
  • Työhösi liittyvät tiedot, kuten toimialasi, työtehtäväsi, työnantajasi, mahdolliset sidosryhmäsi (esim. jälleenmyyjät tai asentajat), mielenkiinnon kohteesi jne.
  • Vuorovaikutukseen liittyvät tiedot, kuten tiedot antamistasi markkinointiluvista, markkinoinnin tehokkuus (mainosten avaukset, klikkaukset, kanavat jne.), markkinointiasetukset, tuotehaut ja mielenkiinnon kohteet, myyntikäynnit, messuvierailut, jne.
  • Osallistumisesi asiakkuusohjelmiin ja kilpailuihin, kuten pisteiden kerääminen ja käyttäminen, palkinnot, arpojen määrä, tietokilpailukysymykset, osallistuminen peleihin, jne.
  • Aktiivisuus kolmansien osapuolten alustoilla, kuten sosiaalinen media (suostumuksesi/sosiaalisen median asetustesi perusteella) sekä yhteistyökumppaniemme alustat
  • Kyselyt ja asiakastyytyväisyys, kuten vastaukset kyselyihimme (ellei vastaukset annettu anonyyminä), antamasi palaute jne.

Käytämme henkilötietoja toimittaaksemme suoramarkkinointimateriaalia ja varmistaaksemme, että materiaali on personoitu kiinnostuksenkohteidesi ja tilanteesi mukaan. Pääasiassa keräämme henkilötietoja suoraan sinulta, esim. kun annat meille yhteystietosi ja tilaat markkinointimateriaaliamme. Saatamme kerätä tietoa sinusta myös asiakasroolissa (katso kohta "Asiakkaat) tai Grundfosin palveluista (esim. tuotteet, sovellukset tai pilvipalvelut) sekä käydessäsi Grundfosin verkkosivustolla. Keräämme tietoa myös kolmansilta osapuolilta, kuten sosiaalisen median alustat, verkkosivustot ja Grundfosin yhteistyökumppanit tai julkisista lähteistä.

Markkinointimateriaalin lähettämisen ja personoinnin lisäksi kerättyjä henkilötietoja käytetään Grundfosin sisäiseen käyttöön, pääasiassa:

  • Grundfosin tuotevalikoiman kehittämiseen, tilastointiin ja käyttäjien vaatimusten analysointiin;
  • Asiakkuuksien hoitamiseen, esim. asiakassuhteen elinkaaren seurantaan, analysointiin, hallintaan ja tukemiseen;
  • Markkinointimme optimointiin verkkosivuston käyttäjien käyttäytymisen perusteella;
  • Grundfosin työntekijöiden koulutukseen esim. asiakaspalvelussa, IT-kehityksessä tai myynnissä;
  • Tukipalveluiden kehittämiseen;
  • Virheiden korjaamiseen ja tekniseen ylläpitoon;
  • Lakisääteisten vaatimusten noudattamiseen; sekä
  • Erimielisyyksien ratkaisemiseen, sopimusten vahvistamiseen ja juridisten vaateiden laatimiseen tai puolustamiseen.

Yllä olevien toteutuksessa yhdistämme ja parantelemme keräämäämme ja saamaamme dataa ja käytämme automatisoitua päätöksentekoa. Katso kohta "Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko" alla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tuotehakujesi ja tiettyjen ominaisuuksien käytön perusteella saadut tiedot voidaan yhdistää markkinointijärjestelmistämme saatavaan tietoon (jos vastaanotat meiltä markkinointimateriaalia) tai Grundfos-tilisi tietoihin (jos olet rekisteröitynyt käyttäjäksi, katso kohta "Grundfos digitaalisten palveluiden käyttäjät"), mikä mahdollistaa personoidun sisällön tai sen, että dataa parannellaan kolmansilta osapuolista saadulla datalla tai tekoälyn/koneoppimisen avulla.

Asiakkaat

Jos olet asiakkaamme tai työskentelet asiakasyrityksessämme, keräämme tietoja tarjotaksemme sinulle tai työnantajallesi parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen ja tuottaaksemme lisäarvoa.

Kerättävät henkilötiedot sisältävät mm:

  • Henkilötiedot, kuten etu- ja sukunimesi, allekirjoituksesi, kielivalinnat, video- ja ääninauhoituksia sekä valokuvia sinusta (esim. etäyhteydellä käydyistä tukikeskusteluista) ym. 
  • Yhteystiedot, kuten työosoitteesi, asuinmaasi/maantieteellinen alue, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, jne.
  • Työhösi liittyvät tiedot, kuten alasi, työtehtäväsi, työnantajasi, mahdolliset sidosryhmäsi (esim. jälleenmyyjät tai asentajat), mielenkiinnon kohteesi jne.
  • Myyntiin liittyvät tiedot, siinä laajuudessa kun tämä sisältää henkilötietoja, esim. sähköpostikirjeenvaihto, myyntikäynnit, tapahtuma- tai messuvierailut, webinaareihin osallistuminen, avoimet tilaukset, osto/tilaushistoria, tarjoukset, toimitusosoitteet, alennukset jne.
  • Tuote-, takuu- ja huoltotiedot, siinä laajuudessa kuin tämä sisältää henkilötietoja, esim. laitekanta, asennuspäivämäärät, takuut, pidennetyt takuut, huoltotiedot, kuten huoltotilanne, huoltokäynnit jne.
  • Tuotteiden käyttö ja tilatiedot, siinä laajuudessa kuin tämä sisältää tietoja, jotka voidaan kohdentaa asiakkuuteesi, esim. veden virtaama ja paine, juoma- ja jätevesien virtausmäärät, sähkönkulutus, lämpötilat, muut käyttötiedot, virheilmoitukset, huollon tilanne, tulevat huoltokäynnit, käyttötiedot, jne.
  • Käytetyt sovellukset, verkkosivustot, niiltä osin kun nämä liittyvät asiakkuuteesi, esim. käyttämäsi toiminnot eri sovelluksissa (ominaisuuksien käyttö, tuotehaut, sivulataukset, sivuilla vietetty aika, klikkaukset, syötetyt tiedot, käyttöhistoria, jne.), tuotteiden liitettävyys, aktiivisuustiedot, tapahtumatiedot, luodut tai jaetut raportit, tiedot ladatuista/asennetuista sovelluksista ja ohjelmista, IP-osoite, suorituskyky- ja diagnostiikkatiedot ja tilastot, versiotiedot, laitteesi tyyppi, käyttöjärjestelmä ja muut tekniset tiedot, häiriötiedot, verkko-operaattori, jne.
  • Asiakastukeen liittyvät tiedot, kuten itsepalvelu- tai yhteydenottolomakkeissa syötetyt tiedot, chat-keskustelut asiakaspalvelun kanssa, puhelun tiedot, puhelunauhoitteet (saattaa vaatia luvan tilanteesta riippuen) tai -muistiinpanot, puheluiden ajat, kirjeenvaihto Grundfosin kanssa jne.
  • Osallistumisesi asiakkuusohjelmiin ja kilpailuihin, kuten pisteiden kerääminen ja käyttäminen, palkinnot, arpojen määrä, tietokilpailukysymykset, osallistuminen peleihin, jne.
  • Osallistumisesi Grundfosin ylläpitämiin verkostoihin tai yhteisöihin, kuten vuorovaikutus Grundfosin tai muiden osallistujien kanssa sekä verkoston tai yhteisön ylläpitämisen vaatimat tiedot.
  • Pankki- ja rahoitustiedot, siinä laajuudessa kun tämä sisältää henkilötietoja, esim. laskutustiedot pankkitiedot, luotto- tai pankkikorttien tiedot, tiedot luottolaitoksilta jne.
  • Vierailusi Grundfosin toimipisteissä tai muualla, siinä laajuudessa kun kyseinen vierailu on Grundfosin järjestämä tai matkustat Grundfosin kanssa, esim. vierailun syy, tarvittaessa erikoisruokavaliot, majoitus, matkareitti, kopio passista (mikäli tarpeen), kotiosoite (mikäli tarpeen), yhteyshenkilön tiedot hätätapauksessa, valokuvat, ryhmäkuvat jne. 
  • Aktiivisuus kolmansien osapuolten alustoilla, kuten sosiaalinen media (suostumuksesi/sosiaalisen median asetustesi perusteella) sekä yhteistyökumppaniemme alustat
  • Kyselyt ja asiakastyytyväisyys, kuten vastaukset kyselyihimme (ellei vastaukset annettu anonyyminä), antamasi palaute jne.

Yllämainittuja tietoja kerätään vain siinä määrin, kun ne liittyvät asiakassuhteeseen ja vuorovaikutukseen Grundfosin kanssa. Pääasiassa keräämme henkilötietoja suoraan sinulta tai työnantajaltasi/kollegaltasi, esim. kun annat meille yhteystietosi ja tilaat tuotteemme tai palvelumme. Saatamme kerätä tietoa sinusta myös Grundfosin palveluista (esim. tuotteet, sovellukset tai pilvipalvelut) sekä käydessäsi Grundfosin verkkosivustolla. Keräämme tietoa myös kolmansilta osapuolilta, kuten sosiaalisen median alustat, verkkosivustot ja Grundfosin yhteistyökumppanit tai julkisista lähteistä.

Kerättyjä henkilötietoja käytetään räätälöityjen tarjousten tekemiseen, asiakaspalvelun ja -tuen parantamiseen sekä Grundfos tuotevalikoiman kehittämiseen. Toisin sanoen, käytämme tietoja henkilökohtaisen asiakaskokemuksen luomiseen, mikä perustuu toiveisiisi ja Grundfosin kanssa käymääsi vuorovaikutukseen. Lisäksi kerättyjä tietoja käytetään Grundfosin sisäisessä toiminnassa, pääasiassa:

  • Grundfosin tuotevalikoiman kehittämiseen, tilastointiin ja käyttäjien vaatimusten analysointiin;
  • Asiakkuuksien hoitamiseen, esim. asiakassuhteen elinkaaren seurantaan, analysointiin, hallintaan ja tukemiseen;
  • Markkinointimme optimointiin verkkosivuston käyttäjien käyttäytymisen perusteella;
  • Grundfosin työntekijöiden koulutukseen esim. asiakaspalvelussa, IT-kehityksessä tai myynnissä;
  • Tukipalveluiden kehittämiseen;
  • Virheiden korjaamiseen ja tekniseen ylläpitoon;
  • Lakisääteisten vaatimusten noudattamiseen; sekä
  • Erimielisyyksien ratkaisemiseen, sopimusten vahvistamiseen ja juridisten vaateiden laatimiseen tai puolustamiseen.

Yllä olevien toteutuksessa yhdistämme ja parantelemme keräämäämme ja saamaamme dataa ja käytämme automatisoitua päätöksentekoa. Katso kohta "Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko" alla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että asiakkaanhallintajärjestelmämme (CRM) tiedot voidaan yhdistää markkinointijärjestelmistä saamaamme tietoon tai myyntitiedot voidaan yhdistää tuotteiden käyttötietoihin tai sitä, että dataa parannellaan kolmansilta osapuolista saadulla datalla tai tekoälyn/koneoppimisen avulla. Voimme myös yhdistää tietoja varmistaaksemme lain vaatimien velvoitteiden täyttämisen, esim. talouspakotteisiin liittyen.

Grundfosin digitaalisten palveluiden käyttäjät

Jos omistat tai käytät Grundfos digitaalista palvelua tai sovellusta, mukaan lukien älykkäitä toimintoja sisältävät tuotteet, tai jos olet rekisteröinyt Grundfos-tilin, saatamme kerätä henkilötietoja sinusta. Huomaa, että kaikki tuotteisiin ja palveluihin liittyvä tieto ei ole GDPR-asetuksen tarkoittamaa henkilötietoa. Henkilötiedoksi lasketaan vain se tieto, joka liittyy sinuun henkilönä.

Kerättävät henkilötiedot sisältävät mm:

  • Henkilötiedot, kuten etu- ja sukunimesi, käyttäjätietosi ja salasanasi, kielivalinnat, video- ja ääninauhoituksia sekä valokuvia sinusta (esim. etäyhteydellä käydyistä tukikeskusteluista) ym.
  • Yhteystiedot, kuten työosoitteesi, asuinmaasi/maantieteellinen alue, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, jne.
  • Työhösi liittyvät tiedot, kuten toimialasi, työtehtäväsi, työnantajasi, mielenkiinnon kohteesi jne.
  • Myyntiin liittyvät tiedot, siinä laajuudessa kuin tämä sisältää henkilötietoa, esim. avoimet tilaukset, osto/tilaushistoria, tarjoukset, toimitusosoitteet, alennukset jne.
  • Tuote-, takuu- ja huoltotiedot, kuten laitekanta (tuotteet, sarjanumerot, asennuspaikan osoite), asennuspäivämäärät, takuut, pidennetyt takuut, huoltotiedot, kuten huoltotilanne, huoltokäynnit jne.
  • Tuotteiden käyttö ja tilatiedot, siinä laajuudessa kuin tämä sisältää tietoa, joka voidaan kohdentaa asiakkuuteesi, esim. veden virtaama ja paine, juoma- ja jätevesien virtausmäärät, sähkönkulutus, lämpötilat, muut käyttötiedot, virheilmoitukset, huollon tilanne, tulevat huoltokäynnit, käyttötiedot, jne.
  • Käytetyt sovellukset, verkkosivustot, niiltä osin kun nämä liittyvät asiakkuuteesi, esim. käyttämäsi toiminnot eri sovelluksissa (ominaisuuksien käyttö, tuotehaut, sivulataukset, sivuilla vietetty aika, klikkaukset, syötetyt tiedot, käyttöhistoria, jne.), tuotteiden liitettävyys, aktiivisuustiedot, tapahtumatiedot, luodut tai jaetut raportit, tiedot ladatuista/asennetuista sovelluksista tai ohjelmista, IP-osoite, suorituskyky- ja diagnostiikkatiedot ja tilastot, versiotiedot, laitteesi tyyppi, käyttöjärjestelmä ja muut tekniset tiedot, häiriötiedot, verkko-operaattori, jne.
  • Aktiivisuus kolmansien osapuolten alustoilla, kuten sosiaalinen media (suostumuksesi/sosiaalisen median asetustesi perusteella) sekä yhteistyökumppaniemme alustat 
  • Sijaintitiedot, kuten käyttäjän sijainti
  • Asiakastukeen liittyvät tiedot, kuten itsepalvelu- tai yhteydenottolomakkeissa syötetyt tiedot, chat-keskustelut asiakaspalvelun kanssa, puhelun tiedot, puhelunauhoitteet (saattaa vaatia luvan tilanteesta riippuen) tai -muistiinpanot, jne.
  • Kyselyt ja asiakastyytyväisyys, kuten vastaukset kyselyihimme (ellei vastaukset annettu anonyyminä), antamasi palaute jne.

Yllämainittuja tietoja kerätään vain siinä määrin, kun ne liittyvät käyttämiisi palveluihin ja vuorovaikutukseen Grundfosin kanssa. Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta ja käyttäessäsi palveluitamme (tuotteet, sovellukset, pilvipalvelut, jne.). Esimerkkinä sinulta kerätyistä tiedoista on, kun luot Grundfos-tilin ja annat yhteystietosi, käyttäjätunnuksesi, työnantajasi tiedot ja mahdollisesti myös vapaaehtoista tietoa, esimerkiksi kiinnostuksenkohteistasi. Osa henkilötiedoista kerätään vain, jos haluat käyttää tiettyjä toimintoja, kuten hälytyksiä tai raportteja tai jos liität sovelluksesi tai laitteesi Grundfos-tiliisi (jos liittäminen on vapaaehtoista). Keräämme tietoa myös kolmansilta osapuolilta, kuten sosiaalisen median alustat, verkkosivustot ja Grundfosin yhteistyökumppanit tai julkisista lähteistä.

Kerättyjä henkilötietoja käytetään lisäarvon tuottamiseen ja henkilökohtaisen palvelun luomiseen, esim. toimintoihin, jotka auttavat optimoimaan laitteidesi vedenkulutusta, energiatehokkuutta ja ylläpitoa, saamaan hälytyksiä ja tekemään raportteja jne. Lyhyesti sanottuna, tuotamme lisäarvopalveluita ja haluamme kehittää niitä ja asiakaskokemustasi jatkuvasti. Jos luot Grundfos-tilin, keräämme henkilötietoa, jota käytämme Grundfos-tilin (katso myös ”Asiakkaat” ja ”Markkinoinnin vastaanottajat”) vaativien palveluiden, personoidun sisällön, toiveidesi mukaisten ehdotusten tuottamiseen sekä valikoimamme ja asiakaskokemuksen jatkuvaan kehittämiseen.

Lisäksi kerättyjä tietoja käytetään Grundfosin sisäisessä toiminnassa, pääasiassa: 

  • Grundfosin tuotevalikoiman kehittämiseen, tilastointiin ja käyttäjien vaatimusten analysointiin;
  • Asiakkuuksien hoitamiseen, esim. asiakassuhteen elinkaaren seurantaan, analysointiin, hallintaan ja tukemiseen;
  • Markkinointimme optimointiin verkkosivuston käyttäjien käyttäytymisen perusteella;
  • Grundfosin työntekijöiden koulutukseen esim. asiakaspalvelussa, IT-kehityksessä tai myynnissä;
  • Tukipalveluiden kehittämiseen;
  • Virheiden korjaamiseen ja tekniseen ylläpitoon;
  • Lakisääteisten vaatimusten noudattamiseen; sekä
  • Erimielisyyksien ratkaisemiseen, sopimusten vahvistamiseen ja juridisten vaateiden laatimiseen tai puolustamiseen.

Yllä olevien tarkoitusten toteutuksessa yhdistämme ja parantelemme keräämäämme ja saamaamme dataa ja käytämme automatisoitua päätöksentekoa. Katso kohta "Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko" alla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että yhdistämme eri tuotteista ja palveluista kerätyn datan tai myyntitiedot voidaan yhdistää tuotteiden käyttötietoihin tai sitä, että dataa parannellaan kolmansilta osapuolista saadulla datalla tai tekoälyn/koneoppimisen avulla.

Toimittajat

Jos olet tai työnantajasi on Grundfosin toimittaja tai toimittajan alihankkija, saatamme kerätä henkilötietojasi liikesuhteemme toimivuuden ja sujuvuuden varmistamiseksi.

Kerättävät henkilötiedot sisältävät mm:

  • Henkilötiedot, kuten etu- ja sukunimesi, käyttäjänimesi/salasanasi (jos käytössä), allekirjoituksesi, kielivalinnat, jne.
  • Yhteystiedot, kuten työosoitteesi, asuinmaasi/maantieteellinen alue, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, jne.
  • Työhösi liittyvät tiedot, kuten toimialasi, työtehtäväsi, työnantajasi, mahdolliset sidosryhmäsi (esim. jälleenmyyjät tai asentajat), työlupasi, koulutuksesi, suoritetut koulutukset (mikäli tarpeen), jne.
  • Pankki- ja rahoitustiedot, siinä laajuudessa kun tämä sisältää henkilökohtaista tietoa, esim. laskutustiedot, pankkitiedot, tiedot luottolaitoksilta jne.
  • Vierailusi Grundfosin toimipisteissä tai muualla, siinä laajuudessa kun kyseinen vierailu on Grundfosin järjestämä tai matkustat Grundfosin kanssa tai teet työtä Grundfosin toimipisteissä tai Grundfosin puolesta muissa yrityksissä, esim. vierailun syy (sisältäen työtehtävien yksityiskohdat), tarvittaessa erikoisruokavaliot, majoitus, matkareitti, kopio passista (mikäli tarpeen), kotiosoite (mikäli tarpeen), yhteyshenkilön tiedot hätätapauksessa, valokuvat, ryhmäkuvat jne. 
  • Toimittajakyselyt, kuten vastaukset kyselyihimme, antamasi palaute jne.

Yllä mainittuja tietoja kerätään vain siinä määrin, kun ne liittyvät toimittajasuhteeseen ja vuorovaikutukseen Grundfosin kanssa. Pääasiassa keräämme henkilötietoja suoraan sinulta tai työnantajaltasi/kollegaltasi, esim. kun annat meille yhteystietosi tai aloitamme liikesuhteen kanssasi. Saatamme kerätä tietoa sinusta myös käydessäsi Grundfosin verkkosivuilla (katso kohta ”Verkkosivuilla vierailevat”) tai jos olet rekisteröitynyt Grundfos-tilin käyttäjäksi (katso kohta "Grundfos digitaalisten palveluiden käyttäjät"). Keräämme tietoa myös kolmansilta osapuolilta, kuten Grundfosin yhteistyökumppanit tai julkisista lähteistä.

Kerättyjä henkilötietoja käytetään päivittäisessä yhteistyössä, suunnittelussa, hallinnossa, laskujen käsittelyssä, jne. Voimme myös käyttää henkilötietoja varmistaaksemme lain vaatimien velvoitteidemme täyttämiseen, esim. talouspakotteisiin, rahanpesuun/korruptioon tai Grundfosin toimintatapojen noudattamiseen liittyviin selvityksiin, petoksen tai hyväksikäytön ehkäisemiseen, sopimusvelvoitteiden täytäntöönpanoon ja/tai juridisten vaateiden laatimiseen tai puolustamiseen. Voimme yhdistää tietoja varmistaaksemme lain vaatimien velvoitteiden täyttämisen, esim. talouspakotteisiin liittyvät selvitykset tai yritysvastuun noudattamisen varmistaminen.

 

Grundfosin keräämien henkilötietojen oikeusperuste

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperusteet vaihtelevat niiden käyttötarkoituksen mukaan:

  • Joissakin tapauksissa pyydämme suostumustasi (GDPR Artikla 6(1)(a)), esim. suostumuksesi lähettämämme suoramarkkinointimateriaalin vastaanottamiseen (huomaa, että paikallinen lainsäädäntö saattaa perustua luvan perumiseen luvan kysymisen sijasta) tai suostumuksesi evästeiden käyttöön verkkosivuillamme. Sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta suostumuksen perumista ennen kerättyjen tietojen käsittelyn laillisuuteen tai niihin tietoihin, joiden laillinen peruste on muu kuin suostumus.
  • Jos olet Grundfosin asiakas, digitaalisten palveluiden käyttäjä, toimittaja tai rekisteröitynyt käyttäjä, henkilötietojasi tarvitaan usein sopimuksen täyttämiseksi (käsittäen myös käyttöehtomme ja/tai minkä tahansa työntekijämme kanssa solmitun sopimuksen) tai palvelun tuottamiseksi (GDPR Artikla 6(1)(b)). Tästä esimerkkinä pumpun älykkäiden ominaisuuksien käyttöönotto, digitaalisten tai pilvipalveluidemme käyttö, jolloin käsittelemme asiakkaiden ja toimittajien henkilötietoja IT-järjestelmässämme varmistaaksemme sopimusvelvoitteiden täyttymisen. Jos et anna tarvittavia henkilötietoja, emme pysty välttämättä toteuttamaan tiettyä palvelua (esim. pääsyä sovellukseemme/verkkosivustollemme tai älykkään toiminnon käyttämistä).
  • Yrityksellämme on useita lakisääteisiä velvoitteita, esimerkiksi kirjanpitovelvoitteet, veroihin ja tullaukseen liittyvät velvoitteet, talouspakotteiden ja viennin valvonnan aiheuttamat velvoitteet jne. Käsittelemme henkilötietojasi täyttääksemme nämä velvoitteet (GDPR Artikla 6(1)(c)).
  • Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Grundfosin oikeutettu etu (GDPR Artikla 6(1)(f)). Tämä peruste on käytössä esimerkiksi silloin, kun käytämme tarjoamistamme palveluista (esim. tuotteet ja digitaaliset palvelut, kuten sovellukset, pilvipalvelut ja verkkosivut) saatavaa dataa analysoidaksemme niiden käyttöä ja asiakkaiden käyttäytymistä, joita voimme hyödyntää lisäarvon tuottamisessa asiakkaillemme/käyttäjillemme sekä Grundfosille parantamalla tarjoamaamme (lisäominaisuudet, suorituskyvyn optimointi, käyttäjäkokemuksen personointi, tekninen ylläpito jne.) Vetoamme oikeutettuun etuumme myös silloin, kun käytämme henkilötietoja markkinointimme, myyntimme ja muiden asiakastoimenpiteiden personointiin profiloinnin, myynti-/markkinointikanavien valinnan jne. avulla. Sama koskee järjestämiämme asiakaskyselyjä tai juridisia kanteita. Yllä mainitut yrityksemme sisäiset henkilötietojen käyttötarkoitukset perustuvat oikeutettuun etuumme, elleivät ne perustu erilliseen sopimukseen tai lainmukaiseen velvoitteeseen. Uskomme, että nämä oikeutetut etumme eivät ole ristiriidassa henkilön perusoikeuksien tai yksilönvapauden kanssa – korostamme, että oikeutetun etumme toteutuminen hyödyttää myös sinua asiakkaana, käyttäjänä, toimittajana ja verkkosivuston käyttäjänä. Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietoja käytetään oikeutetun etumme perusteella, ota yhteyttä meihin. Yhteystiedot löytyvät alta. 

Käytämme keräämiämme henkilötietoja eri käyttötarkoitukseen kuin ne on alun perin kerätty, mikäli tämä on tarpeen lakien tai säännösten noudattamiseksi (esim. tietojen antaminen oikeuslaitokselle tai syyttäjäviranomaisille), jos olet antanut luvan kyseiseen käsittelyyn tai käsittely on muuten lainmukainen.

 

Kuinka luovutamme ja siirrämme henkilötietoja

Henkilötietoja jaetaan ainoastaan yllämainittujen tarkoitusten vaatiessa. Pääasiallisesti tietoja vastaanottavat:

  • Grundfos-konsernin muut yritykset
  • Grundfosin liiketoimintakumppanit (esim. toimittajat, myynti- ja markkinointikumppanit (sisältäen sosiaalisen median alustat), digitaalisten palveluiden ja IoT-partnerit, logistikkapartnerit, tapahtumajärjestäjät, Grundfosin tiettyjen tuoteryhmien asiakkaat (esim. vesilaitokset, jätevedenpuhdistamot tai kaukolämpölaitokset), jne).
  • IT-palveluiden tuottajat ja datan käsittelijät, esim. verkkopalveluiden ylläpitäjät, IT-tuki, pilvipalvelut, käyttäjähallintapalvelut, jne.
  • Muut Grundfosin liiketoimintaa tukevat yhteistyökumppanit, esim. konsultit ja neuvonantajat, talouspakotteiden selvittäjät, jne. 
  • Muut auktorisoidut kolmannet osapuolet, joiden on päästävä käsittelemään tai tallentamaan henkilötietoja lain vaatiessa tai salliessa (esim. viranomaiset, oikeusistuimet, välimiesoikeudet, asianajajat, jne).

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille tarpeettomasti.

Tietyissä tapauksissa henkilötietosi saatetaan siirtää EU/EEA-maiden ulkopuolelle. Grundfos varmistaa, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että EU/EEA-maiden (tai EU:n tietosuojan riittävyyden tason varmistavan päätöksen saaneet maiden) ulkopuolisen toimijan, joka saa haltuunsa henkilötietosi, on varmistettava tietosuojan riittävyys esimerkiksi käyttämällä EU:n hyväksymiä vakiolausekkeita tai noudattamalla EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -järjestelmää.

Jos asut EU/EEA-maiden ulkopuolella, henkilötietojasi voidaan siirtää  EU/EEA-maihin tai muualle asuinmaasi ulkopuolelle. Noudatamme tarkasti paikallisia säännöksiä kun siirräämme tietoja maiden rajojen yli.

 

Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko

Käytämme profilointia (automatisoituja analyysejä tai ennusteita sinun tai samakaltaisten yksilöiden profiilin perusteella) ja automatisoitua päätöksentekoa luodaksemme sinulle lisäarvoa tuottavaa sisältöä ja vuorovaikutusta. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi personoituja tarjouksia, mainoksia tai muuta markkinointimateriaalia, jonka uskomme tarjoavan sinulle enemmän lisäarvoa kuin yleiset markkinointimateriaalit. Voimme myös päättää miten ja millä tavalla meidän pitäisi ottaa sinuun yhteyttä parantaaksemme asiakas- tai käyttäjäkokemustasi, esim. milloin lähettää sinulle sopivaa materiaalia, miten personoida kotisivu- tai Grundfos Product center -näkymäsi jne. Tämä sisältää esim. asiakashallintajärjestelmästämme saatavan tiedon yhdistämisen tilaushistoriasta, tuotesovelluksesta tai muusta palvelusta, huoltohistoriasta, verkkosivuillamme tehdyistä hauista, sosiaalisen median käytöstä ym. saataviin tietoihin saadaksemme kokonaisvaltaisemman näkemyksen toiminnastaasi ja toiveistasi asiakkaana tai käyttäjänä.

Käytämme mahdollisimman paljon anonyymiä tietoa ja tietojen yhdistämistä suorittaessamme analyysejä ja kootessamme tilastoja.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä siihen liittyvään profilointiin ja sinulla voi olla oikeus vastustaa myös niiden muuta käyttöä. Siinä laajuudessa kuin olet sellaisen automatisoidun päätöksenteon kohteena, joka aiheuttaa sinulle juridisia tai muita vastaavia vaikutuksia, sinulla on oikeus vaikuttaa asiaan. Katso kohta “Oikeutesi” alla.

 

Henkilötietojen säilytys

Yllämainittuihin tarkoituksiin kerättyjä henkilötietoja säilytetään vain niin pitkään, kuin se on tarpeen. Esimerkiksi:

  • Kun luot Grundfos-tilin, saat sähköpostiisi tilin vahvistusta pyytävän viestin ja maksimissaan kaksi muistutusta. Jos et ole vahvistanut tiliäsi 7 päivän aikana, henkilötietosi poistetaan. Lisäksi, jos et ole käyttänyt tiliäsi kahteen vuoteen (24 kk), Grundfos-tilisi (sisältäen henkilötietosi) poistetaan. Ennen poistamista saat kaksi muistutusta sähköpostilla, kun olet ollut käyttämättä tiliäsi 23 kk.
  • Jos olet tai työnantajasi on asiakkaamme tai toimittajamme, säilytämme henkilötietosi niin kauan, kuin liikesuhteemme on aktiivinen. Tämä jälkeen säilytämme henkilötietojasi jonkin aikaa, jotta liikesuhteen jatkaminen on mahdollista tarvittaessa tai niin kauan kuin lainsäädäntö tai olemassa olevan sopimusvelvoitteen täyttäminen vaatii.
  • Jos olet aiemmin käyttänyt digitaalisia palveluitamme, voimme sälyttää henkilötietosi kohtuullisen ajan niiden käytön lopettamisen jälkeen helpottaaksemme niiden uudelleen käyttöönottoa ja parantaaksemme niiden käytettävyyttä. Tietojen säilytysaika arvioidaan sen mukaan, mitä pidetään realistisena aikajaksona, jonka kuluessa käyttäjä vielä palaa palvelun käyttäjäksi.
  • Pankki- ja rahoitusasioihin, veroihin/tulleihin ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät tiedot (kuten laskutustiedot, suoritetut tai vastaanotetut maksut, talouspakoteselvitysten tulokset jne.) säilytetään lain vaatiman ajan tai niin kauan kuin olemassaolevien sopimusvelvoitteiden täyttäminen niin vaatii.
  • Puhelut asiakaspalveluumme ja soittajan tunnistetiedot säilytetään kolmen kuukauden ajan. Ostohistorian ja sopimusten rekisteröinnin vuoksi puhelulokeja tai -nauhoitteita saatetaan säilyttää pidempään, mikäli olet tilannut tuotteen tai palvelun puhelimitse.

Mikäli juridinen tai kurinpitotoimi aloitetaan tai sellaista suunnitellaan, henkilötietoja voidaan säilyttää tällaisen toimen loppumiseen saakka, mukaan lukien mahdolliset valitusajat ja sen jälkeen ne poistetaan tai arkistoidaan.

Kun henkilötiedot poistetaan, tiedot (mukaan lukien käyttäytymistiedot) voidaan säilyttää anonyymissä muodossa, josta ei voida tunnistaa henkilöä.

 

Oikeutesi

Sinulla on voimassa seuraavat oikeudet:

Suostumuksen peruminen: Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, voit perua suostumuksesi milloin tahansa tulevaisuudessa tapahtuvaa tietojen tallentamista varten. Suostumuksen peruminen ei vaikuta suostumuksen perumista ennen kerättyjen tietojen käsittelyn laillisuuteen tai niihin tietoihin, joiden laillinen peruste on muu kuin suostumus.

Asuinpaikastasi ja paikallisesta lainsäädännöstä (mukaan lukien GDPR) riippuen, sinulla saattaa olla myös seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla saattaa olla oikeus saada meiltä vahvistus sitä, käsittelemmekö henkilötietojasi ja mikäli näin on, pyytää pääsy tietoihisi. Nämä tiedot sisältävät muun muassa tietojen käsittelyn tarkoituksen, henkilötietojen luokitukset sekä vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille tietosi on luovutettu tai aiotaan luovuttaa. Tätä pääsyoikeutta saattaa kuitenkin rajoittaa muiden henkilöiden etu. Sinulla saattaa olla oikeus saada kopio käsiteltävistä henkilötiedoistasi. Useammista kopioista voimme veloittaa kohtuullisen korvauksen hallintokuluista.

Oikeus oikaista tietoja: Sinulla saattaa olla oikeus vaatia korjaamaan virheelliset henkilötietosi. Riippuen tietojesi käsittelyn tarkoituksesta, sinulla saattaa olla oikeus täydentää puutteellisia henkilötietojasi, mukaan lukien lisälausunnon toimittaminen.

Oikeus poistaa tietoja ("oikeus tulla unohdetuksi"): Tietyissä olosuhteissa sinulla saattaa olla oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista ja meillä saattaa olla velvollisuus poistaa tiedot.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Tietyissä olosuhteissa sinulla saattaa olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa kyseiset tiedot merkitään ja niitä voidaan käyttää vain tiettyyn tarkoitukseen.

Oikeus vastustaa: Tietyissä olosuhteissa sinulla saattaa olla oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella tai – kun henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointitarkoituksessa – vastustaa milloin tahansa henkilötietojesi käsittelyä, jolloin meillä saattaa olla velvollisuus lopettaa henkilötietojesi käsittely.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä olosuhteissa sinulla saattaa olla oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle meidän estämättämme.

Oikeus tehdä valitus: Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo GDPR-asetusta, sinulla on oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, erityisesti siinä EU tai EEA jäsenvaltiossa, jossa asut, työskentelet tai jossa rikkomus on tapahtunut. Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle saattaa päteä, asuinpaikastasi riippuen, myös EU/EEA-alueen ulkopuolella.

 

Tietosuojavastaavat ja yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteeseen ta henkilötietojesi käsittelyyn liittyen tai haluat käyttää jotakin yllä mainittua oikeuttasi, voit ottaa yhteyttä: Grundfos Holding A/S, Poul Due Jensens Vej 7, 8850 Bjerringbro, Denmark, +45 87 50 14 00, dataprivacy@grundfos.com.

Mikäli paikallinen Grundfos-myyntiyhtiösi toimii rekisterinpitäjänä yhdessä Grundfos Holding A/S:n kanssa, yhteystiedot löytyvät täältä.

Joillakin Grundfos-yhtiöillä on nimetyt tietosuojavastaavat. Heidän yhteystietonsa löytyvät täältä.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Varaamme oikeuden muuttaa tai laajentaa tätä tietosuojaselostetta. Niitä osin kuin muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä esimerkiksi sähköpostilla tai verkkosivustollamme. Voimassa oleva tietosuojaseloste on aina saatavilla verkkosivustollamme.